管理文件一直是企業最花時間，卻必須妥善做好的日常工作之一。隨著數碼化發展，文件電子化的好處不言而喻，特別是在混合型工作模式流行的今天，透過高效的文件管理方案可讓員工安全且隨時隨地儲存及分享所需文件，應付不斷變化的營商環境。佳能在文件管理發展方面不遺餘力，將該公司的影像處理技術強項持續發展伸延，如跟 Therefore™ Online 整合，提供一站式雲端數碼工作平台，通過影印機掃描將文件電子化、自動分類和制定索引，方便用戶搜尋、查閱和分享。

Therefore™ Online 與時並進，引入 AI 技術並提供 Smart Capture 功能，智能地擷取文件數據，如發票，不同格式也不用設定模板即自動從發票中擷取有用的數據，以及在數分鐘內編制索引，直接將數據匯入系統，藉此提高員工生產力和效率的同時，也減少人為輸入錯誤的機會。該方案更可與第三方平台連接，配合企業需要加入更多增值服務，例如利用微軟 PowerBI 深入分析，即時了解公司的營運情況。

Therefore™ Online 附設電子表格功能，企業毋須額外成本即能享受電子表格的方便，例如人事部用作招聘員工，透過電子表格設定簡單流程，當有申請者提交表格，系統可自動發送電郵至指定人士，包括回覆申請人確認收到申請，及通知相關部門的主管等。電子表格若配合工作流程自動化方案（RPA），甚至有助加快工作及審批流程。

佳能的文件管理方案 Therefore™ Online 為企業提供文件管理的方便，更融入業務流程、企業知識管理等技術外，還著重文件及數據安全。佳能香港商務影像方案及數碼印刷市場傳訊科高級經理梁佩芝指出，數據安全法規愈來愈多亦趨向嚴謹，就如歐盟的一般資料保護條例（GDPR，General Data Protection Regulation），豈止歐洲企業，香港企業只要有歐洲地區的客戶，同樣受法規監管，Therefore™ Online 是少數獲取相關認證的文件管理方案，企業選用大可放心，一切涉及客戶的數據均符合法規要求。

同時，Therefore™ Online 在 Microsoft Azure 雲端平台上運作，在基建架構上已受到大型雲端的保護，再加上佳能自建的備份系統，企業變相採用安全性能倍增的雲端應用，進一步保障文件及數據安全妥當。再者，Therefore™ Online 可安全地為用戶存儲文檔並設置權限設定，如審核記錄、版本控制、電子簽名和文件鎖定等，確保用戶資料不會未經授權查閱。

Therefore™ Online 亦打破文件管理難於操作、遙不可及的形象。透過簡單的操作介面，一般用戶以拖拉方式也能建立文件流程，毋須專設 IT 專人負責。同時，方案以訂閱方式提供服務，讓中小企業以經濟實惠價錢亦能享受文件管理的好處。

Therefore™ Online 是佳能文件管理的核心方案，在文件處理上，還有 AI Contract 智能合約管理、輸出管理及雲端流動等方案，讓企業輕鬆應付數碼年代，在提升生產力之餘，還可創造更多商機。